כבכל שנה, בהתקרב השנה החדשה אנחנו עוסקים בסיכומים בכל תחומי חיינו וכמובן גם בעסק. מעבר לסיכומים עצמם, שיש להם חשיבות בעיקר כנקודת יחוס השוואתית לעבר ולעתיד, חשוב להגיע למסקנות ממה שעשינו ובעיקר ממה שלא עשינו, ולחשוב איך ניתן להשתפר בשנה הבאה.
איך להפיק מסקנות אמיתיות ואיך לגבש תכנית שנתית שבאמת תגרום לשינוי בשנה הבאה. הנה מסלול מוצע:
1. סיכום מנקודות מבט שונות – עירכו סיכום של פעילות העסק מהיבטיו השונים. רבים נוטים להתייחס לפרמטרים הברורים כגון מחזור המכירות או הרווחיות, אבל מתעלמים מפרמטרים אחרים שיכולים ללמד אותנו על העסק והמותג. למשל - ניתוח הפעילות של כל לקוח, ניתוח הפעילות לפי הסגמנטים השונים, לפי האנשים בארגון שאחראים על כל תחום, לפי חלוקה גיאוגרפית או לפי כל פרמטר אחר. החשיבות היא בהסתכלות מנקודות מבט שונות.
2. לעבוד עם העובדים – תנו לכל עובד לערוך סיכום משלו. אל תתנו לו פורמט להשלים, הסתפקו בהנחיה כללית. פעמים רבות העובדים יעלו נקודות הסתכלות שלא חשבנו עליהן.
3. הפקת לקחים – אין הרבה טעם בסיכומים אם אנחנו לא יודעים להפיק מהם את הלקחים הנחוצים. דרך יעילה להפקת לקחים היא השוואה לאורך שנים. מנתון אחד בד"כ קשה להסיק מסקנות, אבל השוואה נותנת לנו ערך מוסף. ברגע שהשוונו וראינו את התמונה הגדולה, זה הזמן לצלול פנימה למצוא את ההסברים להבדלים בין הנתונים.
4. מציאת פתרונות – לאחר מיפוי הנקודות השונות ואיתור הסיבות לנתונים, זה הזמן להיות יצירתיים ולחשוב איך משנים את התמונה לקראת השנה הבאה. בנקודה זו כדאי לעשות סיעור מוחות וקודם כל להעלות על הנייר את כל הרעיונות שאנחנו יכולים לחשוב עליהם, ורק אחר כך להתחיל לסנן.
5. במה להתחיל – איך בוחרים במה להתחיל? הדרך הטובה ביותר היא לבחון כל פתרון מוצע על סקלה של פרמטרים, ולתת לכל פרמטר את המשקולות המתאימים. כך למשל אם השיקולים הם תקציב, חדשנות, לוגיסטיקה, יכולת מימוש, ניתן לכל פרמטר את הניקוד שלו ונראה מה מהרעיונות יגיע לגמר.
6. יכולת ביצוע – יכולת ביצוע הוא פרמטר קריטי שעלול להפיל כל רעיון. אם חלק גדול מהרעיונות 'נופלים' בשל פרמטר זה, צריך לבדוק לעומק את הבעיה. יתכן שהרכב העובדים לא מתאים, או שצריך 'לשכור' יכולות מבחוץ (אאוטסורסינג).
7. דירוג סדרי עדיפויות – לאחר שבחרנו את הרעיונות שאנחנו רוצים לבצע, זה הזמן לדרג ביניהם. כאן נכנסים פרמטרים נוספים. לא תמיד הפרויקט החשוב ביותר יכול להתחיל ראשון. לפעמים ישנם עיכובים או בעיה תקציבית, ואז רצוי להתחיל בפרוייקטי ביניים, כדי לא להישאר ללא פעילות לאורך זמן.
8. חלוקת משימות – על מנת לקדם את בדיקת הפרויקטים במקביל, כדאי להקצות ולפזר את המשימות לאנשים שונים. גם אם מדובר כרגע רק בבדיקת הפרויקט ולא בהכרח באותם עובדים שיבצעו אותו בפועל. אם אין לכם אפשרות כזו, התחילו לפי סדר העדיפויות שהוגדר.
